Contractmanagement: ‘Aandacht leidt tot echte samenwerking’
In de ogen van Belinda Dekkers van UL-Team en trainer Jan Kreeft is er te weinig aandacht voor vertaling van het nieuwe contract naar de werkvloer. “Men stapt er vaak te makkelijk overheen. Het komt wel goed met de realisatie, denken ze dan. Maar is dat wel zo? Nee, weten wij”, vertelt Dekkers. Zij baseert zich op de eigen ervaring, opgedaan met de training ’Rendement uit het contract’. Een training die is ontwikkeld voor de Stichting Code Verantwoordelijk Marktgedrag.
Grotere kans om resultaten te behalen
“Na ondertekening van het contract verwatert de aandacht bij de contractpartners en worden medewerkers aan hun lot overgelaten. Terwijl aandacht voor het contract en de afspraken opdrachtgever en opdrachtnemer veel kan opleveren: een echte samenwerking tussen contractpartijen zorgt voor een veel grotere kans om de gewenste en afgesproken resultaten te behalen”, weet Dekkers. Zij wijst daarbij ook op de Code Verantwoord Marktgedrag.
“Daarin zijn afspraken gemaakt over verantwoordelijk marktgedrag op basis van duurzame marktverhoudingen. En daar hoort ook bij dat je opdrachtgever, intermediair én opdrachtnemer oog hebt voor contractmanagement.”
Van hoog tot laag opleiden
Het moet anders en het kan ook anders, zegt Kreeft. “In de nieuwe training ‘Sociale verbinding versterkt contractmanagement’ hebben we oog voor de opdrachtgever, de opdrachtnemer en de intermediair. Maar ook voor de medewerker, hij of zij moet zich bij een nieuw contract ook aanpassen aan de nieuwe eisen. Met andere woorden: we leiden van hoog tot laag en van begin tot eind iedereen op. En dat is nieuw. Tot dusver leiden we vooral kleine groepjes op en vergeten we de rest van de contractpartners. Met deze training ondersteunen we iedereen met het bereiken van de afgesproken resultaten.”
Inzicht in elkaars situatie
De eerste trainingen worden begin volgend jaar gegeven, vertelt Kreeft. “Hoe het precies werkt? Wij geven de contractpartners inzicht in elkaars situatie. Een voorbeeld: nu weten de schoonmaakmedewerkers vaak niet eens wat de opdrachtgever precies doet. Ze maken het kantoor schoon, zonder een beeld te hebben van de bedrijfscultuur. Dat is een gemiste kans, zeker met het oog op de dagschoonmaak en het toenemende belang van gastvrijheid. Je moet de opdrachtgever kennen en weten wat de behoefte is. Via de training geven we hen onder meer dat inzicht.”
Training
De trainingen hebben verschillende tijdspaden. De directie wordt in één dag getraind, de leidinggevenden in drie tot vier dagen en de medewerkers in twee dagen. Het totale traject duurt enkele maanden, daarna zijn er nog enkele sessies voor de borging nodig. Want hoe houd je de afspraken vast?
Dat geldt volgens Kreeft ook voor de opdrachtgever. “Die moet ook weten wat er speelt bij de schoonmaakdienstverlener. We zeggen dan ook: het is jouw medewerker. Leer hem of haar kennen en leer de behoeften kennen. Alleen dan kun je de gewenste resultaten uit het contract halen.”
In de trainingen met de opdrachtgevers en intermediairs wijst Kreeft hen bijvoorbeeld ook op het belang van ‘de juiste mensen op de juiste plek’. “Welke mensen neem je aan? En hebben zij de juiste competenties. En hoe monitor je de ontwikkeling van de medewerkers? Heel belangrijk. Dat geldt voor zowel de eigen medewerkers van de eigen facilitaire organisatie, maar ook voor die van de ingehuurde facilitaire dienst. Je wil graag dat ze verder komen en waar nodig hun gedrag aanpassen aan de eisen uit het contract.”
Maatwerk
Het is hele een andere manier van trainen, weet Dekkers. “Wij vragen de opdrachtgever open te staan en houden de directie en het middenmanagement een spiegel voor. Hoe stuur je aan? Hoe geef je leiding? Hoe coach je? Daarnaast coachen en begeleiden wij ze in de manier hoe het anders kan en helpen we ze bij het inzichtelijk maken van de kwalificaties waarover nieuwe medewerkers zouden moeten beschikken. En de huidige medewerkers vragen wij onder meer wat zij vinden van hun werk en hoe het in hun ogen beter kan. Met andere woorden; hun werksituatie is het vertrekpunt voor de training. Daarnaast worden wensen en knelpunten geïnventariseerd.”
Gastvrijheid belangrijk
Gastvrijheid is in de trainingen van de medewerkers ook een belangrijk onderdeel. “Dat aspect nemen we praktijkgericht mee. Wat valt de manager op in de vergaderruimte, hoe ziet de receptioniste haar ontvangstruimte en wat ziet de patiënte vanuit haar bed? Door op deze manier naar schoonmaak kijken, open we ogen. Vervolgens kijken we hoe de houding en het werkgedrag van de medewerker daarop kan worden aangepast. Immers, een horecabedrijf vraagt een andere benadering dan een advocatenkantoor. In de horeca is het informeler, in het kantoor van de advocaat formeler.”
Dekkers wil er ook mee zeggen dat iedere organisatie anders is. “Daarom leveren we ook maatwerk en passen we de training aan op de situatie. Maar altijd staat centraal: meer aandacht voor elkaar zodat er een echte samenwerking tussen contractpartijen ontstaat.”
Dit artikel is op 5 oktober gepubliceerd door Facto.